En cualquier empresa es habitual recibir visitantes, ya sean contratistas, comerciales, personal de mantenimiento o posibles clientes/as. En muchos casos, son visitas concertadas de antemano, con lo que la cita puede registrarse en la agenda y prepararse con antelación. En otras ocasiones, sin embargo, se trata de visitas imprevistas en las que no hay una planificación previa. Por eso es fundamental contar con una gestión de visitas ágil y eficaz, que ofrezca una experiencia de uso satisfactoria para el/la visitante y mantenga la buena imagen de la compañía. Estos son los factores clave para conseguirlo:
1. Horario de atención disponible al público
La persona que se acerca a las instalaciones de la empresa debe saber cuándo puede acudir con la seguridad de ser atendida. Es fundamental, por tanto, que el horario esté claramente anunciado, tanto de forma física en las instalaciones como en la web corporativa y en las redes sociales de la compañía. Además, debe mantenerse siempre actualizado y reflejar los cambios de horario estacionales o las fechas de cierre.
2. Área de recepción siempre operativa
Al acceder a las instalaciones, se debe visualizar claramente adónde y a quién dirigirse. Por eso, es necesario contar con un mostrador de recepción donde siempre haya personal disponible para atender a cualquier persona que llegue.
3. Automatización
La mejor opción para que tu gestión de visitas sea impecable es implantar un software que permita automatizar y agilizar todo el proceso, minimizando los errores humanos y la falta de precisión de los sistemas manuales. Es importante, además, que pueda integrarse en el sistema de control de accesos de la empresa.
4. Registro inmediato
Cuando llega la visita, se debe proceder al registro de sus datos personales y de contacto, así como el motivo por el que acude, el equipaje o los materiales que lleva consigo. Es imprescindible anotar las horas exactas de entrada y salida. Solo con esta información guardada en el sistema es posible saber quién, cuándo y durante cuánto tiempo ha accedido a las instalaciones. Si, además, lo integramos con diferentes mecanismos de control de accesos como puertas o torniquetes, podremos conocer qué parte de las instalaciones ha recorrido.
5. Dispositivo de acceso
Con la persona registrada y el motivo de la visita claro, es necesario facilitarle una tarjeta u otro dispositivo que, además de identificarla como visitante ante el resto del personal, le permita el acceso a los ascensores o a recintos específicos.
6. Asignación de acompañante
Si el/la visitante necesita acceder a una sala o un despacho determinados, es conveniente que alguien del personal lo/a acompañe, para asegurarse de que no se extravíe ni acceda por equivocación a recintos no autorizados, especialmente si se trata de alguien que viene por primera vez.
7. Seguimiento
Para mantener la seguridad en las instalaciones, el sistema de gestión de visitas tiene que ofrecer la posibilidad de localizar en tiempo real a cada persona que accede, mostrando los puntos de acceso de la tarjeta de visitante. Además, es necesario mantener un detallado registro histórico donde se puedan obtener listados de las visitas recibidas en un periodo de tiempo determinado que pueden ser muy útiles en un momento de evacuación por fuerza mayor.
El módulo de gestión de visitas de Grupo SPEC te permite atender a tus visitantes de forma ágil y profesional. Si necesitas más información, contacta con nuestro servicio de atención al cliente.
