Uno de los principales objetivos empresariales en la actualidad es la digitalización, esto es, transformar y modernizar los procesos, las tareas y las operaciones mediante la incorporación de herramientas digitales. La meta de esta transformación es automatizar y optimizar los flujos de trabajo para así aumentar la productividad, ahorrar tiempo y reducir costes, además de ofrecer una mejor experiencia al personal.
Prácticamente cualquier departamento es susceptible de ser digitalizado, siendo la gestión del capital humano una de las áreas donde más se pueden apreciar las ventajas de este cambio de paradigma. Sin embargo, para que el proceso de cambio resulte realmente eficiente, es necesario seguir unos pasos clave:
1. Analizar las necesidades actuales
Realizar un estudio profundo de las todas tareas y funciones que realiza el departamento es imprescindible antes de tomar decisiones, porque solo así se pueden conocer las necesidades reales de la sección y de sus trabajadores/as, a partir de las cuales se establecerán los objetivos que se quieren conseguir. En este punto, es conveniente contar con el apoyo y la orientación del área de IT.
2. Definir los objetivos
La tecnología ofrece muchas posibilidades dentro de los recursos humanos y son muchos los procesos que se pueden automatizar con herramientas digitales. Entre ellos, resultan básicos los siguientes:
- Control horario: los sistemas de control presencial realizan el cómputo automático de las horas trabajadas, las ausencias o las vacaciones. Además, suelen incluir aplicaciones móviles de control horario para quienes trabajan fuera de la sede.
- Control de accesos: estos softwares gestionan automáticamente las entradas y salidas tanto del personal como de las visitas.
- Gestión documental: almacenamiento y administración de todo tipo de documentos en formato digital.
- Planificación de turnos: herramientas que crean los cuadrantes horarios de forma automática en base a los parámetros elegidos.
- Portal del empleado/a: permite al personal acceder a toda la información de su perfil y comunicarse directamente con RRHH para realizar cualquier solicitud.
3. Elegir el tipo de herramienta
Una vez establecidos los procesos que se van a digitalizar, es necesario hacer una comparativa entre las diferentes opciones disponibles en el mercado. Una herramienta competitiva debe cumplir al menos estas características:
- Escalabilidad: poder aumentar o reducir las funciones del sistema según las necesidades de la empresa en cada momento.
- Compatibilidad: los sistemas elegidos deben ser compatibles entre ellos e integrables con el resto de herramientas que ya se usen en la empresa.
- Facilidad de uso: los interfaces deben ser sencillos e intuitivos.
- Seguridad: debe ofrecer protocolos adecuados de ciberseguridad y protección de datos confidenciales.
- Gestión centralizada: un solo software que englobe el control de los diferentes procesos.
- Entorno SaaS: las soluciones de software como servicio son una opción que ofrece múltiples ventajas.
4. Formar al personal
Para obtener el máximo rendimiento de la digitalización de RRHH, es necesario no solo capacitar a tus empleados/as para utilizar las herramientas, sino motivarlos para ello, ya que, en ocasiones, pueden existir ciertas reticencias a los cambios. Prepara sesiones y folletos formativos detallados y resuelve todas las posibles dudas.
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