En cualquier empresa se manejan diariamente múltiples documentos de todo tipo. Mantener una adecuada administración de ese flujo de información, que aumenta de forma continua, es clave para el correcto funcionamiento del negocio. Los softwares de gestión documental, por tanto, se han convertido en una herramienta imprescindible, ya que permiten centralizar y organizar la documentación existente en la compañía. Al mismo tiempo, eliminan la necesidad de un espacio físico de almacenamiento y reducen notablemente el tiempo dedicado a buscar o compartir datos. Aquí ofrecemos cinco pautas para aprovechar al máximo las ventajas que aportan estos programas:
1. Establecer los objetivos del gestor documental
Antes de empezar a usar un software de gestión de documentos, es necesario definir las necesidades de la empresa a este respecto para así adquirir el producto más adecuado. Conviene tener claro si solo se requieren funciones básicas, como almacenar, buscar o compartir archivos, o si también se necesitan opciones adicionales, como editar, validar o firmar, entre otras.
2. Digitalizar toda la documentación
A pesar de que actualmente la mayoría de los documentos se manejan directamente en formato electrónico, es probable que la empresa también almacene información importante en formato físico. Para obtener una centralización realmente completa y eficiente, es esencial escanear todos los escritos existentes en papel e importarlos al gestor. Así, también se evita el riesgo de pérdida o deterioro que supone la gestión manual de la documentación física.
3. Categorizar los archivos
La función principal de un gestor documental es ofrecer un acceso ágil y sencillo a toda la documentación disponible en la empresa, por lo que es imprescindible organizar correctamente los archivos. Para ello, se debe establecer una jerarquía lógica de carpetas y subcarpetas que clasifique los documentos por tipos, años, departamentos o proyectos, entre otros parámetros. Además, resulta muy útil el uso de metadatos y etiquetas —autor, tema, palabras clave, fecha de creación y modificación, etc.— para indexar la información y facilitar su búsqueda.
4. Configurar perfiles de acceso
La documentación existente en la empresa siempre tiene diferentes niveles de privacidad: documentos corporativos como el plan de evacuación o el protocolo contra el acoso laboral son de acceso público, mientras que las nóminas o los contratos tienen carácter privado. Por tanto, cada empleada/o debe tener configurado un perfil de acceso determinado para garantizar que solo las personas autorizadas puedan obtener la información. De la misma forma, es posible proteger los documentos y limitar las acciones posibles sobre ellos si se configuran como archivos editables, descargables o de solo lectura, por ejemplo.
5. Formar a los/as usuarios/as
Para obtener el máximo rendimiento posible de un software es imprescindible disponer de toda la información relativa a sus características, sus funciones y su modo de uso. Por tanto, resulta necesario proporcionar al personal una guía completa sobre el gestor documental donde se explique su funcionamiento de forma clara, concisa y detallada.
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