Entre la habitual disminución de las tareas y la ausencia de los trabajadores/as que se encuentran de vacaciones, el ambiente de trabajo en verano suele volverse más ligero y relajado, con lo que es posible que ciertos procesos o tareas pasen a un segundo plano. Uno de los aspectos que pueden quedar relegados es la gestión de las visitas, ya que quizá se asuma que, debido al periodo vacacional, el número de visitantes de la empresa será mucho menor. Sin embargo, la atención a las visitas sigue siendo la carta de presentación de tu compañía, por lo que es recomendable seguir ciertos pasos para no descuidarla en los meses estivales y ofrecer un trato correcto y profesional a quien se acerque a tus instalaciones:
1. Informa del horario de atención al público
Es probable que durante los meses de verano se realicen cambios en el horario de la empresa, ya sea porque se implante la jornada intensiva, se ofrezcan días de teletrabajo o incluso se cierre el negocio durante un determinado periodo. Por eso, es fundamental que tus visitantes sepan qué disponibilidad tienen para acudir a las instalaciones: informa personalmente a las visitas habituales mediante una llamada telefónica o un correo electrónico y actualiza el horario de atención al público en la web corporativa y en las redes sociales de la compañía.
2. Comprueba el cuadrante de vacaciones
Conocer con seguridad quiénes estarán de vacaciones y en qué fechas es imprescindible para garantizar que la zona de recepción esté siempre cubierta y que en todo momento haya alguien disponible para atender a las visitas. Es importante comprobar el cuadrante cuanto antes para que, en caso de que tengas que hacer cambios, puedas organizarlo perjudicando lo mínimo posible a los empleados/as o puedas plantearte la contratación de personal extra con tiempo suficiente.
3. Revisa la agenda de visitas concertadas
Como hemos visto, el verano es una época de ausencias y cambios horarios, así que, cuando las visitas se reservan con mucha antelación, es más que recomendable comprobar que los encuentros ya organizados están programados dentro del horario de verano y que el personal responsable va a encontrarse ese día en las instalaciones. Asimismo, siempre es conveniente confirmar la cita con los/as asistentes, ya que puede ocurrir que también se encuentren de vacaciones y hayan olvidado reprogramar la reunión.
4. Automatiza el protocolo de visitas
Si no lo has hecho ya, el verano es un buen momento para mejorar tu sistema de gestión de visitas incorporando una solución digital que automatice el protocolo de visitas de tu empresa, ya que suele haber más tiempo disponible tanto para investigar el mercado y conocer las opciones disponibles como para implantarlas y formar al personal correspondiente en su uso. Así, la vuelta a la rutina en septiembre será más cómoda y fácil.
Las soluciones digitales de Grupo SPEC te facilitarán la gestión de visitas en tu empresa durante todo el año. Ponte en contacto con nuestro servicio de atención al cliente y te asesoraremos en todo lo que necesites.
