Un aspecto fundamental en cualquier ámbito profesional es la gestión del tiempo, algo estrechamente relacionado con la productividad y la eficiencia laboral. En sectores tan amplios como el de recursos humanos, que abarcan tantos tipos de tareas diferentes, saber administrar bien el tiempo resulta especialmente necesario.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Se puede definir la gestión del tiempo como el proceso organizativo o la metodología utilizada por cada empleado/a para distribuir en la jornada laboral disponible todo el trabajo que debe realizarse. El objetivo es incrementar la eficiencia y la productividad para lograr más objetivos en el menor tiempo posible, lo que genera un impacto positivo tanto para la empresa como para el personal.
Consecuencias de una gestión del tiempo deficiente
No gestionar adecuadamente el tiempo puede acarrear resultados nefastos en la empresa. Generalmente, una mala administración del tiempo conduce al incumplimiento de los plazos de trabajo, lo que puede traducirse en un aumento de las horas extra o incluso en proyectos inacabados, con la consecuente insatisfacción del cliente final y el deterioro de la imagen de empresa. Asimismo, una gestión deficiente aumenta el estrés laboral y puede causar conflictos en el equipo.
Cómo mejorar la gestión del tiempo
La gestión del tiempo resulta más sencilla y eficaz si se siguen una serie de recomendaciones básicas:
1. Establece prioridades
Hacer una lista de tareas es fundamental para tener una visión general del trabajo pendiente y poder organizarlo en función de su importancia o urgencia, indicando en cada tarea la duración estimada y la fecha límite de finalización. Es conveniente, además, que la lista esté actualizada y a disposición del equipo, para que todo el personal sea consciente de las prioridades y de la situación de cada proyecto en todo momento.
2. Define roles y responsabilidades
Cada integrante del equipo debe tener sus funciones y objetivos asignados de forma clara y detallada. En este punto es muy importante tener la capacidad de delegar, para no sobrecargarse de trabajo, así como evitar la multitarea: tratar de realizar varias tareas al mismo tiempo no aumenta la productividad, sino que disminuye la concentración que se dedica a cada una e incrementa el riesgo de errores.
3. Evita reuniones y comunicaciones innecesarias
Asistir a demasiadas reuniones o gestionar correos electrónicos, por ejemplo, son actividades que consumen mucho tiempo y que no siempre son productivas. Por tanto, planifica reuniones y comunicaciones solo cuando sea indispensable, estableciendo un límite de tiempo, ofreciendo la información de forma ágil y concisa y convocando solo a aquellas personas que realmente tienen un papel en el tema tratado.
4. Automatiza los procesos
En RRHH se realizan muchos procesos administrativos y repetitivos que, sin embargo, son esenciales para el departamento, como el registro de jornada, la planificación de turnos o la elaboración de nóminas, entre otros. En estos casos, es fundamental contar con softwares específicos que automaticen el trabajo, liberando tiempo al equipo para poder dedicarlo a tareas más exigentes y estratégicas.
Con netTime One, el software de gestión integral de RRHH de Grupo SPEC, podrás gestionar el tiempo de forma productiva y eficaz. Si necesitas más información, nuestro servicio de atención al cliente te asesorará en lo que necesites.
