Comenzar a trabajar en una empresa con un nuevo puesto de trabajo es un momento muy importante para cualquier persona. También debe serlo para las empresas, ya que un buen proceso de inducción de personal consigue empleados más productivos y fieles a la compañía.
Para desarrollar un proceso de adaptación eficaz, el departamento de recursos humanos debe ponerse en la piel del nuevo empleado para intentar cubrir todas sus necesidades y responder a todas sus preguntas durante sus primeros días en la empresa. El proceso de bienvenida tiene que ir de lo general a lo específico y debe empezar unos días antes de la incorporación del nuevo trabajador a su puesto de trabajo.
Qué hacer antes de la incorporación
Para que el futuro empleado se sienta cómodo desde el primer día, envíale un e-mail unos días antes de la incorporación. En este correo no debe faltar:
- La agenda del primer día.
- Indicaciones sobre cómo llegar a la oficina y dónde puede aparcar.
- Datos relevantes para que no se sienta fuera de lugar:
- Si debe traer almuerzo o hay una cafetería donde comer.
- Código de vestimenta.
- Persona que le recibirá a su llegada.
Pasos a dar el primer día
El proceso de inducción de personal puede durar varias semanas, dependiendo del tipo de trabajo y de la experiencia del nuevo empleado. Durante este tiempo se puede ir introduciendo información poco a poco para evitar saturar al trabajador. Pero hay algunos temas que se deben abordar el primer día para evitar suspicacias o que el trabajador se encuentre desorientado:
- El equipo, maquinaria, material, correo electrónico o extensión telefónica deberá estar listo antes de que el trabajador se incorpore a su puesto.
- La burocracia derivada de una nueva incorporación debe solucionarse el primer día, en especial la firma del contrato.
- Formación para utilizar el control de accesos a las instalaciones como los que ofrece Grupo SPEC, así como la tarjeta o número PIN necesarios para su uso.
Inducción de personal general
Cuando un empleado tiene una idea clara de la filosofía, historia y objetivos de la empresa en que trabaja se convierte en su mejor vendedor. Si se forma esta idea desde el primer día, se convertirá en un empleado fiel a la compañía.
La introducción general a la empresa debe incluir:
- Un manual de bienvenida bien estructurado.
- Una charla motivacional.
- Un recorrido por la empresa para conocer las instalaciones, el personal, los productos o servicios que se ofrecen y tener una visión general de los clientes para los que se trabaja.
- Presentación del programa de desarrollo y promoción interna, la normativa legal y de prevención de riesgos laborales.
- Resumen de las obligaciones y derechos de los trabajadores.
Inducción de personal específica
Una vez que el nuevo trabajador conoce las generalidades de la empresa, deberá recibir una presentación más específica de su puesto de trabajo, con información relativa al que será su día a día a partir de ahora:
- Instrucciones claras y sencillas de lo que se espera que haga.
- Indicaciones para el desempeño de sus tareas, cómo se espera que las desarrolle, con qué herramientas y material cuenta y cómo se evaluará su desempeño.
- Organigrama de su departamento y persona encargada de guiarle en su periodo de adaptación.
- Cómo utilizar y cuidar, si procede, la ropa de trabajo y equipos de protección.
- Listado de objetivos específicos para el trabajador y cómo conseguirlos.
- Reuniones informales a la hora del café o de la comida para conocer a sus nuevos compañeros de trabajo.
Por último, un consejo para los responsables de recursos humanos: se debe prestar atención a las preguntas que hace el nuevo empleado los primeros días para intentar dar una respuesta lo más rápida posible. Si varios empleados hacen la misma pregunta, conviene incluir la respuesta en el manual de bienvenida o en algún otro punto del proceso.
