Informes de control horario válidos para pasar una inspección

Ante una inspección de trabajo se deben presentar informes de control horario válidos, ya que las sanciones pueden producirse por no presentar los datos de forma adecuada. En Grupo SPEC te contamos lo que dice la ley sobre la información que no puede faltar y cómo debe presentarse.

Ahora que ha pasado ya tiempo suficiente para que las empresas se hayan acostumbrado a la obligatoriedad del registro de horas de sus trabajadores, es importante recordar qué informes de control horario son válidos para presentar ante una inspección de trabajo. 

El Ministerio de Trabajo ha abierto ya más de 5000 expedientes de inspección a empresas desde que entró en vigor la ley del 8 de marzo de 2019 para luchar contra la precariedad laboral y casi 1000 se han resuelto con sanciones. Estas sanciones no solo se imponen a empresas en las que se incumplen los horarios establecidos de forma sistemática, también se imponen a aquellas empresas que no presentan los datos necesarios para la inspección o no lo hacen de la forma adecuada

¿Cómo debe ser el informe de control horario?

En caso de recibir una inspección, es obligatorio facilitar in situ la documentación solicitada para que el inspector pueda analizarla en el momento. Si no es posible presentar los datos en el momento de la inspección, se asume que no se dispone de ellos o que los resultados del registro no son favorables. 

La ley no estipula cómo deben presentarse los datos, pero sí estipula que el sistema de registro debe garantizar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos, es decir, los informes no pueden despertar sospechas de haber sido manipulados. Es válido, por lo tanto, presentar la información en un documento de Excel, PDF o Word generado por un software de registro de jornada como los que ofrece Grupo SPEC, pero no un documento de este tipo creado por el departamento de RRHH, ya que podría haberse modificado a conveniencia. 

¿Qué datos debe ofrecer el informe de control horario?

La ley no deja lugar a dudas de la información que debe aparecer en los informes de forma obligatoria:

  • Hora de entrada de cada trabajador
  • Hora de salida de cada trabajador
  • Horas extra realizadas por cada trabajador

Esta información debe estar actualizada al día y revisada convenientemente. Es decir, los informes no deben presentar los datos en bruto, deben estar revisados por un miembro del departamento de recursos humanos. En esta revisión se tienen que haber corregido errores, como el olvido de algún trabajador a la hora de fichar, y computado las horas extras para ser abonadas en la nómina del mes correspondiente. 

Si el inspector de trabajo sospecha de un posible incumplimiento de la ley, podrá solicitar más información como los datos en bruto, las grabaciones de las cámaras de videovigilancia o datos de los ordenadores de los trabajadores. 

Las inspecciones pueden ser retroactivas, por lo que todos estos datos deben guardarse durante al menos 4 años

¿Cómo deben obtenerse estos informes?

Cada empresa puede elegir cómo recopilar los datos necesarios para cumplir con la ley siempre y cuando la decisión se tome en conjunto por la dirección, los representantes de los trabajadores, si los hubiera, y los empleados

Se consideran sistemas válidos para el registro de jornada:

  • Registro manual en el que los trabajadores anotan y firman su hora de entrada y salida en una hoja de papel.
  • Registro en una página web o aplicación móvil.
  • Registro mediante terminales de control con un software de gestión.

Cada empresa elegirá el sistema que mejor se adapte a su operativa y a sus presupuestos. 

La mejor opción, por lo tanto, para ahorrar tiempo en la gestión de datos a la hora de crear estos informes, es implantar un sistema de registro horario que permita obtener la información necesaria de forma automática como los softwares de presencia netTime y SPECManager de Grupo SPEC.

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