Il est courant pour toute entreprise de recevoir des visiteurs, qu’il s’agisse de prestataires, de commerciaux, de personnel de maintenance ou de clients potentiels. Dans de nombreux cas, les visites sont planifiées à l’avance, ce qui permet de les inscrire dans l’agenda et de s’y préparer. D’autres fois, en revanche, ce sont des visites imprévues, sans aucune planification préalable. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un système de gestion des visites rapide et efficace, qui garantisse une expérience satisfaisante pour le/la visiteur·se tout en préservant l’image professionnelle de l’entreprise. Voici les éléments clés pour y parvenir:
1. Horaires d’ouverture accessibles au public
La personne qui se rend dans les locaux de l’entreprise doit savoir à quel moment elle peut venir en étant certaine d’être reçue. Il est donc essentiel que les horaires soient clairement affichés, aussi bien physiquement sur place que sur le site web de l’entreprise et ses réseaux sociaux. De plus, ces horaires doivent être régulièrement mis à jour pour refléter les changements saisonniers ou les jours de fermeture.
2. Zone d’accueil toujours opérationnelle
Lorsqu’une personne entre dans les locaux, elle doit pouvoir voir clairement où se diriger et à qui s’adresser. C’est pourquoi il est indispensable de disposer d’un comptoir d’accueil avec du personnel toujours disponible pour recevoir toute personne qui se présente.
3. Automatisation
La meilleure option pour garantir une gestion des visites irréprochable est de mettre en place un logiciel permettant d’automatiser et de fluidifier l’ensemble du processus, en réduisant les erreurs humaines et le manque de précision des systèmes manuels. Il est également important que ce logiciel puisse être intégré au système de contrôle d’accès de l’entreprise.
4. Enregistrement immédiat
À l’arrivée du visiteur, il est nécessaire d’enregistrer ses données personnelles et ses coordonnées, ainsi que le motif de sa visite, les bagages ou le matériel qu’il transporte. Il est essentiel de noter avec précision les heures d’entrée et de sortie. Ce n’est qu’en conservant ces informations dans le système qu’il est possible de savoir qui est entré dans les locaux, à quel moment et pendant combien de temps. Si, en plus, le système est intégré à différents dispositifs de contrôle d’accès tels que des portes ou des tourniquets, il est également possible de connaître les zones parcourues par le visiteur.
5. Dispositif d’accès
Une fois la personne enregistrée et le motif de sa visite précisé, il est nécessaire de lui fournir une carte ou un autre dispositif qui, en plus de l’identifier comme visiteur·se auprès du reste du personnel, lui permette d’accéder aux ascenseurs ou à certaines zones spécifiques.
6. Attribution d’un accompagnant
Si le/la visiteur·se doit accéder à une salle ou un bureau spécifique, il est conseillé qu’un membre du personnel l’accompagne, afin de s’assurer qu’il/elle ne se perde pas et n’accède pas par erreur à des zones non autorisées, en particulier s’il s’agit d’une première visite.
7. Suivi
Pour garantir la sécurité dans les locaux, le système de gestion des visites doit permettre de localiser en temps réel chaque personne présente, en affichant les points d’accès utilisés via la carte de visiteur. Il est également indispensable de conserver un historique détaillé, permettant d’obtenir des listes des visites reçues sur une période donnée — des informations particulièrement utiles en cas d’évacuation d’urgence.
Le module de gestion des visites de Grupo SPEC vous permet de recevoir vos visiteurs de manière rapide et professionnelle. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter notre service client.
