En février dernier, le gouvernement espagnol a approuvé le projet de loi visant à réduire la durée légale de la semaine de travail ordinaire, fixant un maximum de 37,5 heures hebdomadaires de travail effectif en moyenne annuelle. Cette mesure représente, selon l’exécutif, un progrès significatif en matière de droits des travailleurs, étant la première réduction légale depuis 1983.
Outre la loi sur la réduction du temps de travail, des mesures complémentaires sont incluses, telles que l’obligation de mettre en place un système numérique de suivi du temps de travail, accessible, sécurisé et interopérable. C’est-à-dire, qu’il garantisse la transparence, la traçabilité et l’accès universel aux données. La nouvelle législation présente de nombreux défis pour les entreprises, mais ouvre également la porte à la modernisation de la gestion du temps de travail.
En quoi consiste la nouvelle réglementation sur la réduction du temps de travail?
La nouvelle loi sur la réduction du temps de travail vise à améliorer la qualité de vie des travailleurs, en favorisant la conciliation, le bien-être mental et le droit au repos. L’objectif est de d’établir une durée hebdomadaire maximale de travail effectif de 37,5 heures, applicable à tous les secteurs, en particulier ceux non couverts par des conventions collectives.
Par temps de travail effectif on entend uniquement le temps effectivement consacré à cet objectif. Autrement dit, les pauses, les temps de repos ou les déplacements ne sont pas inclus, sauf s’ils sont expressément considérés comme du temps de travail par la convention ou le contrat.
De plus, la réglementation prévoit des amendes allant jusqu’à 10 000 euros par travailleur en cas de non-respect de l’enregistrement du temps de travail ou de falsification des données. Cela renforce ainsi la surveillance de la Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale, qui auront un accès immédiat et à distance aux registres numériques. Selon le texte officiel, l’infraction pour absence de registre horaire est sanctionnée pour chaque travailleur concerné, c’est-à-dire que l’amende n’est pas globale pour l’ensemble de l’entreprise, mais qu’elle est multipliée par le nombre de personnes impliquées.
Qu’est-ce qui est considéré comme une infraction?
- Absence de registre horaire.
- Registre incomplet, manipulé ou inaccessible.
- Impossibilité de traçabilité ou de vérification de l’authenticité.
- Refuser l’accès aux données à l’Inspection du travail ou aux représentants légaux.
- Ne pas conserver les registres pendant les 4 ans obligatoires.
Un autre point clé du projet de loi sur la réduction du temps de travail est la reconnaissance du droit inaliénable à la déconnexion numérique, afin de protéger l’intimité et la santé des employés face à l’utilisation des dispositifs de vidéoprotection et de géolocalisation.
Principaux défis pour les entreprises
La mise en œuvre de la nouvelle loi sur la réduction du temps de travail implique d’importants changements opérationnels pour les organisations. Certains des défis les plus importants sont:
- Réorganisation des horaires et des charges de travail sans affecter la productivité.
- Adaptation technologique pour se conformer aux nouvelles exigences du registre horaire numérique.
- Gestion efficace des équipes hybrides ou mobiles, qui nécessitent des solutions flexibles.
- Conformité réglementaire avec des systèmes interopérables, sécurisés et accessibles.
Ce contexte exige une réponse agile de la part des départements des ressources humaines et des opérations, qui devront adopter de nouvelles stratégies de gestion du temps et des outils numériques spécialisés.
L’importance d’une gestion précise du temps de travail
Pour répondre aux exigences de la loi sur la réduction du temps de travail et éviter les sanctions, les entreprises ont besoin d’un contrôle exhaustif et fiable du temps de travail. Les systèmes manuels ou obsolètes ne suffisent plus. Une gestion précise du temps de travail permet de:
- Éviter les erreurs dans le calcul du temps de travail.
- Respecter les droits des travailleurs sans perdre en efficacité opérationnelle.
- Détecter les pics de charge ou les déséquilibres dans la planification.
- Améliorer la conciliation et la santé mentale de l’équipe. Si vous souhaitez en savoir plus, nous offrons 7 conseils pour réduire la fatigue mentale du personnel
Il convient de rappeler que le projet de loi parle des heures en calcul annuel.. Cela signifie qu’il peut y avoir des semaines avec plus d’heures (pics de demande dus à des projets ou à la saisonnalité) et d’autres avec moins (jours fériés ou vacances). L’important est qu’à la fin de l’année, la moyenne ne dépasse pas ces 37,5 heures hebdomadaires. Cela dit, il ne s’agit pas d’une licence pour organiser n’importe quel type d’horaire.. Même en utilisant le calcul annuel, il faut prendre en compte que:
- L’entreprise doit justifier la planification et respecter les temps de repos légaux, les conventions collectives, ainsi que les limites quotidiennes/hebdomadaires établies par la loi.
- Tout doit être enregistré, clair et accessible (avec des outils interopérables et fiables, comme l’exige la loi).
- Les syndicats peuvent négocier des conditions différentes, tout en respectant le minimum légal.
Par conséquent, le calcul annuel offre une flexibilité aux entreprises, leur permettant d’adapter la durée du travail à la saisonnalité ou aux besoins ponctuels de production, toujours dans le cadre légal.
Solutions numériques pour adapter la réduction du temps de travail
Pour s’adapter avec succès à la nouvelle loi sur la réduction du temps de travail, il est essentiel de disposer d’outils technologiques qui automatisent et optimisent la gestion du temps de travail avec une efficacité maximale. Parmi les solutions les plus efficaces, nous proposons:
netTime one
Le logiciel modulaire et évolutif idéal pour les entreprises en croissance. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on trouve:
- Enregistrement numérique du temps de travail compatible avec la nouvelle réglementation.
- Planificateur des horaires pour des affectations efficaces.
- Gestion des absences et des présences.
- Gestionnaire documentaire pour centraliser les rapports et les justificatifs.
Il dispose d’un haut niveau de sécurité des données et de traçabilité.
mySpec
L’application de contrôle du temps de travail en mobilité, qui s’intègre à netTime one et offre, entre autres nombreuses fonctionnalités:
- Enregistrement du temps de travail depuis n’importe quel endroit.
- Consultation des pointages et de l’état en temps réel.
- Fonction myTeam pour gérer les horaires, le télétravail et les planifications depuis le mobile.
- Idéal pour les équipes hybrides ou en déplacement.
Les deux solutions de Grupo SPEC respectent toutes les exigences imposées pour le nouveau registre horaire numérique. De plus, elles facilitent une transition efficace vers un environnement de travail plus moderne et réglementé. N’hésitez pas à jeter un œil ou à contacter notre service clientèle pour obtenir plus d’informations.
Avantages de la digitalisation de la gestion du temps de travail et des horaires
La digitalisation du contrôle du temps de travail ne répond pas seulement à une exigence légale, mais offre également des avantages stratégiques pour les entreprises:
- Conformité automatique à la loi sur la réduction du temps de travail.
- Accès à distance aux registres, idéal pour les équipes hybrides.
- Amélioration de la productivité grâce à des données claires et en temps réel.
- Réduction des erreurs et fraudes dans les pointages.
- Renforcement du droit à la déconnexion numérique, grâce à des outils qui respectent les temps de repos.
netTime one et mySpec sont des alliés technologiques clés dans ce processus de transformation. Ensemble, ils permettent de respecter la nouvelle réglementation et de saisir l’opportunité d’évoluer vers une gestion du temps de travail plus efficace. Il est important de souligner que toutes les conventions collectives devront s’adapter à cette nouvelle mesure avant le 31 décembre 2025.
