É comum que qualquer empresa receba visitantes, sejam empreiteiros, comerciais, pessoal de manutenção ou potenciais clientes. Em muitos casos, tratam-se de visitas previamente agendadas, o que permite registar o compromisso na agenda e preparar tudo com antecedência. No entanto, há situações em que as visitas são imprevistas e não existe qualquer planeamento prévio. Por isso, é fundamental contar com uma gestão de visitas ágil e eficaz, que proporcione uma experiência satisfatória ao/à visitante e preserve a boa imagem da empresa. Estes são os fatores-chave para o conseguir:
1.Horário de atendimento disponível ao público
A pessoa que se dirige às instalações da empresa deve saber quando pode ir com a garantia de que será atendida. Por isso, é fundamental que o horário de atendimento esteja claramente indicado, tanto fisicamente nas instalações como no site corporativo e nas redes sociais da empresa. Além disso, deve estar sempre atualizado e refletir as alterações sazonais de horário ou os dias de encerramento.
2. Área de receção sempre operacional
Ao entrar nas instalações, deve ser imediatamente claro para onde ir e a quem se dirigir. Por isso, é essencial ter um balcão de receção com pessoal sempre disponível para atender qualquer pessoa que chegue.
3. Automatização
A melhor forma de garantir uma gestão de visitas impecável é implementar um software que permita automatizar e agilizar todo o processo, minimizando erros humanos e a falta de precisão dos sistemas manuais. É também importante que esse software possa ser integrado com o sistema de controlo de acessos da empresa.
4. Registo imediato
Quando a visita chega, é necessário proceder ao registo dos seus dados pessoais e de contacto, bem como do motivo da visita, da bagagem ou dos materiais que transporta. É imprescindível registar as horas exatas de entrada e saída. Só com esta informação guardada no sistema é possível saber quem acedeu às instalações, quando e durante quanto tempo. Se, além disso, o sistema estiver integrado com diferentes mecanismos de controlo de acessos, como portas ou torniquetes, será possível saber que áreas das instalações foram percorridas.
5. Dispositivo de acesso
Com a pessoa registada e o motivo da visita identificado, é necessário fornecer-lhe um cartão ou outro dispositivo que, além de a identificar como visitante perante o restante pessoal, lhe permita o acesso aos elevadores ou a zonas específicas.
6. Atribuição de acompanhante
Se o/a visitante precisar de aceder a uma sala ou a um gabinete específicos, é recomendável que seja acompanhado/a por alguém da equipa, para garantir que não se perca nem entre por engano em áreas não autorizadas, especialmente se for a sua primeira visita.
7. Acompanhamento
Para manter a segurança nas instalações, o sistema de gestão de visitas deve permitir localizar em tempo real cada pessoa que acede, mostrando os pontos de acesso utilizados com o cartão de visitante. Além disso, é essencial manter um registo histórico detalhado, que permita obter listas das visitas recebidas durante um determinado período de tempo — informações que podem ser muito úteis em caso de evacuação por força maior.
O módulo de gestão de visitas da Grupo SPEC permite-lhe receber os seus visitantes de forma ágil e profissional. Se precisar de mais informações, entre em contacto com o nosso serviço de apoio ao cliente.
