Control de presencia: qué es y cuál se adapta mejor a tu empresa

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En Grupo SPEC te hablamos sobre el control de presencia. Descubre qué es y cuál es el que mejor se adapta a tu empresa.

Cada vez son más las empresas que instalan un control de presencia en sus instalaciones. Aun así, otras muchas tienen dudas y no se deciden a dar el paso. En la mayoría de los casos, esta indecisión se debe a falta de información y a un desconocimiento de las muchas ventajas que ofrece.

En Grupo SPEC contamos con una amplia experiencia en el desarrollo de sistemas de control de presencia y podemos ayudarte a tomar la decisión con todos los datos sobre la mesa.

¿A qué llamamos control de presencia?

Normalmente hablamos de control de presencia para referirnos a cualquier tipo de dispositivo que se instala en un lugar de trabajo para anotar las horas de entrada y de salida de los empleados, así como incluir las pausas, las ausencias y las horas extras.

Las nuevas tecnologías han permitido desterrar los tradicionales registros en papel que, además de ocupar mucho espacio, suelen tener errores difíciles de detectar. Contar con un sistema informático que guarde todos los datos, los analice y los comparta en una base única, junto con otra información relevante procedente de otros dispositivos, es un gran avance para los departamentos de Recursos Humanos.

Tipos de sistemas de control de presencia

Actualmente se puede encontrar en el mercado una amplia variedad de sistemas de control de presencia, que se clasifican teniendo en cuenta su modo de funcionamiento. Cada uno de ellos tiene sus propias características, lo que permite que cada empresa encuentre el más adecuado para sus necesidades.

Controles de presencia manuales

En los registros en papel, que deben colocarse en un lugar visible en la puerta de entrada de los trabajadores, deben constar el nombre del empleado y su horario. Para ello, la práctica más frecuente es habilitar un espacio donde cada persona firme al entrar y al salir.

Como hemos comentado antes, resulta complicado detectar posibles errores. Asimismo, es más difícil incluir otro tipo de anotaciones, como las ausencias dentro de la jornada laboral o las horas extras. No obstante, es un método sencillo y útil para autónomos con uno o dos empleados o para pequeñas empresas con una plantilla muy reducida.

Controles de presencia con dispositivos externos

Son, quizá, la opción más frecuente hoy en día por su facilidad de uso y su capacidad de gestión de datos. En estos casos, es necesario colocar un dispositivo fijo y entregar a la plantilla un dispositivo externo (una tarjeta, un llavero, una pulsera…) cifrado con su información personal. Este sistema está programado para reconocer los datos del trabajador que accede al recinto, procesarlos y almacenarlos. 

Empresas de todos los tamaños utilizan este tipo de sistemas de control de presencia gracias a su rapidez y su utilidad, ya que permiten solucionar errores, hacer consultas, ver estadísticas y obtener informes.

Controles de presencia biométricos

Los avances tecnológicos facilitan controlar las entradas y las salidas de los trabajadores mediante el reconocimiento de alguna de sus características físicas, como la huella dactilar, la palma de la mano o la fisonomía de la cara. Actualmente los más comunes son los que utilizan la huella del dedo.

Estos modelos son muy útiles en empresas con altos niveles de confidencialidad, ya que son un método muy seguro y difícil de falsificar.

En Grupo SPEC ofrecemos asesoramiento a las empresas para que escojan el sistema de control de presencia que mejor se adapta a cada caso. ¡Ponte en contacto con nosotros!