El correcto registro de visitas permite a las empresas mostrar una buena imagen y, sobre todo, mantener la seguridad de las instalaciones, de los secretos de la compañía y de las personas que se encuentran dentro del edificio. El control de visitantes ofrece información sobre el número de personas que acceden a un determinado lugar, las zonas en las que hay una presencia ajena a la empresa y los datos personales de los no habituales.
Independientemente de si la visita está programada o si es imprevista, resulta imprescindible registrar algunos datos relevantes. Llevar un control adecuado de las visitas ofrece muchas ventajas y ayuda al correcto funcionamiento de la compañía.
Cómo llevar el registro de visitas en la empresa
Realizar un control manual de las personas externas que acceden a las instalaciones de la compañía y contar con un acompañante para cada una de ellas resulta inviable para la mayoría de empresas. Instalar un sistema de registro de visitas que pueda integrarse en otras soluciones, como el control de accesos, facilita mucho el procedimiento.
Seguir siempre los mismos pasos ayuda a la automatización y a no perder ningún dato relevante de la visita:
1. Registrar los datos del visitante
Ya sea la persona que va a recibir la visita o el recepcionista a su llegada, se deben anotar:
- los datos personales del visitante,
- el motivo de la visita,
- el material con el que accede al edificio,
- la hora de llegada.
Conviene también proporcionarle un distintivo de identificación para que permanezca debidamente identificado durante todo el tiempo de su visita.
2. Generar una tarjeta de acceso
En aquellas compañías con lector de tarjetas para permitir el acceso, conviene generar una para los visitantes que deje constancia de sus movimientos y que restrinja, si es necesario, la entrada a ciertas zonas.
3. Llevar un control en tiempo real
El recepcionista, o la persona encargada de gestionar las visitas, podrá comprobar en tiempo real cuántas personas externas a la compañía se encuentran en las instalaciones y en qué lugar exacto están.
De este modo, será sencillo tenerlas en cuenta a la hora de llevar a cabo el plan de evacuación de emergencia si fuera necesario.
4. Registrar la salida
Es habitual que los visitantes salgan con prisa y olviden pasar por recepción. El personal encargado debe estar pendiente de despedirlos cuando se marchen y, además, de solicitar la devolución tanto de la tarjeta de acceso como de la identificación. Finalmente, debe anotar la hora a la que abandonan el recinto.
5. Controles periódicos
Las herramientas automatizadas de control de visitas permiten obtener informes, como el historial de personas que han accedido al edificio de la empresa y que no pertenecen a la compañía.
En Grupo SPEC somos especialistas en el desarrollo de soluciones de control de visitas de forma personalizada para que cada empresa implemente los módulos que necesita en su día a día. Nuestro departamento de atención al cliente estará encantado de solucionar las dudas que puedas tener.