Llega el verano y con él, el ansiado descanso anual. Las vacaciones retribuidas, además de ser un derecho que viene recogido en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, suponen un periodo fundamental para la salud física y mental del trabajador/a. Una de las tareas más complicadas a las que se enfrenta cualquier departamento de Recursos Humanos, especialmente en empresas grandes, es la gestión de las vacaciones anuales, ya que una mala organización de las mismas puede afectar a la producción y provocar descontento en la plantilla. Por eso, es imprescindible tener varios factores en cuenta.
Política de vacaciones de la empresa
En toda compañía es muy importante contar con una política clara para regular los periodos vacacionales que esté a disposición de todo el personal y cubra los siguientes aspectos:
- Legislación: asegúrate de que se cumple lo establecido en la ley, en el convenio de tu empresa y en el contrato individual de cada empleado, aunque lo mínimo son 30 días naturales de vacaciones por cada año trabajado.
- Producción: en función de los volúmenes de trabajo, la empresa puede establecer periodos con picos muy altos de trabajo en los que no sea posible solicitar vacaciones o periodos en los que sea obligatorio disfrutarlas, bien por bajo volumen de producción o bien por cierre de la empresa.
- Necesidades departamentales: para que las vacaciones no afecten al rendimiento de la compañía, debemos ser muy conscientes de la situación de cada departamento, de los puestos que siempre deben estar cubiertos y del número mínimo de empleados/as operativos/as.
- Antelación: el personal debe solicitar las vacaciones con un mínimo de dos meses de antelación.
Orden de prioridad
Si más de un empleado/a solicita las vacaciones en las mismas fechas y no se llega a un acuerdo, es necesario tener un criterio de prioridad establecido que lo solucione de la forma más justa posible:
- Antigüedad: las empleadas/os más veteranos tendrían prioridad sobre las nuevas incorporaciones.
- Conciliación: los trabajadores/as con hijos tienen preferencia para elegir sus días durante las vacaciones escolares.
- Sistema rotativo: la preferencia de los empleados/as para escoger las vacaciones es rotativa y cambia anualmente.
Registro del calendario
Para saber en todo momento qué periodo vacacional tiene asignado cada empleado y poder así gestionar la carga laboral de la empresa, es imprescindible disponer de un cuadrante de vacaciones actualizado. Estas son las dos formas más habituales para hacerlo:
- Plantilla de Excel u otra herramienta similar: muy útil para empresas pequeñas con poco personal. Sin embargo, supone un registro manual que conlleva mucho tiempo y es más fácil cometer errores.
- Software específico: un gestor de vacaciones digitaliza y automatiza todo el proceso, haciendo más sencilla la labor de RRHH y la comunicación con el personal, además de poder integrarse con el resto de herramientas de la empresa.
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