En las instalaciones de cualquier empresa es habitual recibir a personas ajenas a la organización, desde clientes/as o representantes comerciales hasta personal de mantenimiento o candidatos/as a un puesto de trabajo. Independientemente de si la visita está programada o si es imprevista, resulta fundamental contar con un sistema digitalizado de gestión de visitas que controle el acceso y la estancia de forma ágil y eficaz y sin interrumpir el funcionamiento normal de la compañía.
¿Por qué es importante la gestión de visitas?
Principalmente, porque es la forma más adecuada de llevar un registro claro y fiable de quién accede a la empresa, cuándo, durante cuánto tiempo y por qué motivo. Esto resulta imprescindible por varias razones:
Seguridad
Realizar un registro y un seguimiento de las visitas es una forma de velar por la seguridad de tus empleados/as y de proteger documentación confidencial o equipos sensibles. Un sistema adecuado permitirá restringir el acceso de visitantes a zonas determinadas y dejará constancia de sus movimientos. El seguimiento en tiempo real, además, permite llevar un control del aforo y facilita la evacuación en caso de emergencia. Asimismo, ante cualquier problema, con el historial de visitas es fácilmente comprobable quién se encontraba en las instalaciones en un momento determinado.
Organización
Un sistema digitalizado agiliza enormemente todo el proceso, ya que permite programar las visitas, crear perfiles de acceso, identificar rápidamente a los/as visitantes habituales e incluso asignar acompañante con anterioridad. Esto supone un ahorro de tiempo considerable, tanto para el personal como para quien accede.
Imagen de empresa
El primer contacto de una persona con la empresa se da en el área de recepción. Por tanto, contar con un protocolo adecuado para recibir a las visitas siempre transmite una impresión positiva de profesionalidad y seguridad. Además, un sistema automatizado proyecta una imagen moderna y eficiente.
Claves para una gestión de visitas eficaz
Como hemos mencionado, la mejor solución es un sistema digital, como netVisit one, que realice la gestión automáticamente y pueda integrarse con el resto de herramientas de control de la empresa. El funcionamiento de un sistema apropiado tiene que atender a tres factores:
Planificación
El personal autorizado podrá registrar los datos de las visitas concertadas, asignar acompañante e incluir comentarios adicionales. Asimismo, el interfaz permitirá una visualización de las citas según la fecha y el estado.
Recepción
El/la recepcionista identifica a las visitas programadas o registra rápidamente a las imprevistas, introduciendo la hora de llegada y cualquier material externo que puedan traer, y les entrega una tarjeta de paso con la que podrán acceder a los recintos autorizados. Es conveniente también entregar un distintivo de identificación de cara al resto de empleados/as. Además, el/la visitante podrá firmar digitalmente los documentos de seguridad necesarios para acceder a tus instalaciones.
Seguimiento
Con el sistema se puede controlar la localización de la visita en tiempo real gracias al último punto de acceso de la tarjeta. Además, se puede obtener un registro histórico de las visitas recibidas en un periodo de tiempo determinado.
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