Dans toute entreprise, une multitude de documents de toutes sortes sont traités chaque jour. Gérer correctement ce flux d’informations — en constante augmentation — est essentiel au bon fonctionnement de l’activité. Les logiciels de gestion documentaire sont donc devenus des outils indispensables, car ils permettent de centraliser et organiser la documentation existante au sein de l’entreprise. Dans le même temps, ils éliminent le besoin d’un espace de stockage physique et réduisent considérablement le temps consacré à la recherche ou au partage d’informations. Voici cinq recommandations pour tirer pleinement parti des avantages offerts par ces outils:
1. Définir les objectifs du gestionnaire documentaire
Avant de commencer à utiliser un logiciel de gestion documentaire, il est essentiel de définir les besoins de l’entreprise en la matière afin de choisir la solution la plus adaptée.. Il convient de savoir si seules des fonctions de base sont nécessaires, comme stocker, rechercher ou partager des fichiers, ou si des options supplémentaires sont également requises, comme éditer, valider ou signer, entre autres.
2. Numériser toute la documentation
Bien que la plupart des documents soient aujourd’hui traités directement au format électronique, il est probable que l’entreprise conserve également des informations importantes sous format papier. Pour obtenir une centralisation réellement complète et efficace, il est essentiel de numériser tous les documents papier existants et de les importer dans le gestionnaire. Ainsi, on on évite le risque de perte ou de détérioration lié à la gestion manuelle de la documentation papier.
3. Catégoriser les fichiers
La fonction principale d’un gestionnaire documentaire est de garantir un accès rapide et simple à l’ensemble des documents disponibles dans l’entreprise, il est donc essentiel d’organiser correctement les fichiers. Pour cela, il faut établir une hiérarchie logique de dossiers et de sous-dossiers qui classe les documents par type, année, service ou projet, entre autres critères. De plus, il est très utile d’utiliser le l’utilisation de métadonnées et d’étiquettes —auteur, sujet, mots-clés, date de création et de modification, etc. — pour indexer les informations et en faciliter la recherche.
4. Configurer des profils d’accès
La documentation existante dans l’entreprise présente toujours différents niveaux de confidentialité : des documents corporatifs comme le plan d’évacuation ou le protocole contre le harcèlement au travail sont en accès public, tandis que les bulletins de paie ou les contrats ont un caractère privé. Par conséquent, chaque employé·e doit avoir un profil d’accès configuré avec des droits d’accès spécifiques afin de garantir que seules les personnes autorisées puissent accéder à l’information.. De la même manière, il est possible de protéger les documents et de limiter les actions possibles sur ceux-ci en les configurant, par exemple, comme modifiables, téléchargeables ou en lecture seule.
5. Former les utilisateur·rice·s
Pour tirer le meilleur parti d’un logiciel, il est indispensable de disposer de toutes les informations concernant ses caractéristiques, ses fonctionnalités et son mode d’utilisation. Il est donc nécessaire de fournir au personnel un guide complet sur le gestionnaire documentaire, expliquant son fonctionnement de manière claire, concise et détaillée.
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