Em qualquer empresa, gerem-se diariamente múltiplos documentos de vários tipos. Manter uma gestão adequada desse fluxo de informação, que cresce de forma contínua, é fundamental para o bom funcionamento do negócio. Os softwares de gestão documental tornaram-se, por isso, numa ferramenta indispensável, pois permitem centralizar e organizar a documentação existente na empresa. Ao mesmo tempo, eliminam a necessidade de um espaço físico de armazenamento e reduzem significativamente o tempo dedicado a procurar ou partilhar dados. Aqui deixamos cinco sugestões para tirar o máximo partido das vantagens que estes programas oferecem:
1. Definir os objetivos do gestor documental
Antes de começar a usar um software de gestão documental, é necessário definir as necessidades da empresa nesse âmbito para assim adquirir o produto mais adequado.. Convém ter claro se apenas são necessárias funções básicas, como armazenar, procurar ou partilhar ficheiros, ou se também são precisas opções adicionais, como editar, validar ou assinar, entre outras.
2. Digitalizar toda a documentação
Apesar de atualmente a maioria dos documentos ser gerida diretamente em formato eletrónico, é provável que a empresa também armazene informações importantes em formato físico. Para obter uma centralização realmente completa e eficiente, é essencial digitalizar todos os documentos em papel existentes e importá-los para o gestor. Assim, também evita-se o risco de perda ou deterioração associado à gestão manual da documentação física.
3. Categorizar os ficheiros
A função principal de um gestor documental é oferecer um acesso ágil e simples a toda a documentação disponível na empresa, pelo que é imprescindível organizar corretamente os ficheiros. Para isso, deve-se estabelecer uma hierarquia lógica de pastas e subpastas que classifique os documentos por tipos, anos, departamentos ou projetos, entre outros parâmetros. Além disso, é muito útil o uso de metadados e etiquetas — autor, tema, palavras-chave, data de criação e modificação, etc. — para indexar a informação e facilitar a sua pesquisa.
4. Configurar perfis de acesso
A documentação existente na empresa apresenta sempre diferentes níveis de privacidade: documentos corporativos como o plano de evacuação ou o protocolo contra o assédio laboral são de acesso público, enquanto os recibos de salário ou contratos têm caráter privado. Portanto, cada colaborador deve ter configurado um perfil de acesso específico para garantir que apenas as pessoas autorizadas possam aceder à informação.. Da mesma forma, é possível proteger os documentos e limitar as ações possíveis sobre eles, por exemplo, configurando-os como ficheiros editáveis, descarregáveis ou só de leitura.
5. Formar os utilizadores
Para obter o máximo desempenho possível de um software, é imprescindível dispor de toda a informação relativa às suas características, funções e modo de utilização. Por isso, é necessário fornecer ao pessoal um guia completo sobre o gestor documental que explique o seu funcionamento de forma clara, concisa e detalhada.
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