Llevar un registro de los fichajes diarios de los trabajadores permite reunir muchos datos interesantes para la toma de decisiones y el desarrollo del negocio. Más allá de cumplir con la obligatoriedad de mantener un control horario de la plantilla, las empresas tienen la oportunidad de sacar el máximo partido a la base de datos que generan los empleados día tras día.
¿Cómo conseguir una base de datos de asistencia de personal?
A pesar de que es posible extraer información de los fichajes manuales, es un trabajo minucioso que requiere un tiempo que los responsables de Recursos Humanos deberían utilizar en tareas estratégicas. Además, los datos recopilados podrían no ser del todo fidedignos, ya que entra en juego el factor humano y puede que no se tengan en cuenta todos los factores por igual.
Para contar con una base de datos de asistencia de personal 100 % fiable y que se pueda generar de forma automática, es imprescindible registrar los fichajes con un software de control horario. Estos sistemas permiten recopilar las horas trabajadas, las ausencias, los retrasos, las horas extras, las vacaciones o cualquier otro dato que la empresa considere relevante.
¿Qué información contiene una base de datos de fichaje de la plantilla?
Cada sistema de registro puede configurarse de tal forma que guarde la información que las compañías necesiten en cada momento. Lo más habitual es que en las bases de datos de control de asistencia aparezcan:
- información personal del empleado,
- el puesto de trabajo y qué lugar ocupa en el organigrama corporativo,
- la antigüedad en la empresa,
- el tipo de contrato y de jornada,
- los fichajes diarios,
- las ausencias (tanto las que se han justificado como las que no),
- las bajas laborales,
- los permisos solicitados,
- las vacaciones disfrutadas.
Más allá de estos datos básicos, numerosas empresas incluyen los resultados de las evaluaciones de desempeño, el plan de carrera o la formación recibida por cada empleado.
3 beneficios de aprovechar la información de la base de datos de asistencia de personal
Para sacar el máximo partido de las bases de datos de fichaje de los empleados se debe analizar y estudiar la información almacenada. Para ello, se pueden cruzar datos y seleccionar aquellos que son relevantes en cada caso. Si se sabe cómo manejar los informes, se pueden obtener grandes beneficios para la empresa.
1. Visión exacta de la situación del personal
Al tener un registro fiel de las bajas laborales, las ausencias y las vacaciones, se consigue un mapa detallado de la disponibilidad de empleados en cada departamento. De este modo, se detectan a tiempo posibles necesidades de refuerzo en determinados puestos de trabajo.
2. Control de las horas extraordinarias
Los empleados que hayan realizado horas extras dejarán constancia de ellas en el registro diario. Con esta información, el departamento de Recursos Humanos puede hacer un seguimiento para evitar que se hagan más de las que permite la ley y, en caso necesario, descubrirá necesidades de contratación si la situación se produce de forma habitual.
3. Elaboración sencilla de nóminas
La información de la base de datos de control de asistencia permite abonar en la nómina las horas extraordinarias, descontar los permisos no remunerados o ajustar los pagos en caso de baja laboral. En definitiva, tener toda la información en un único programa facilita la tramitación de los las cuantías mensuales finales.
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