La carga administrativa es algo inevitable en todos los departamentos de cualquier empresa, y el de Recursos Humanos es un buen ejemplo de ello: rellenar formularios, preparar informes, enviar solicitudes o redactar contratos, entre otras cosas, son trabajos necesarios para el correcto funcionamiento de la compañía, pero consumen una gran cantidad de tiempo y recursos que podrían destinarse a labores más productivas. De todas formas, siempre hay formas eficaces de optimizar las tareas administrativas en RRHH.
1. Digitalización
A pesar de la era digital en la que vivimos, la realidad es que no todas las empresas son conscientes de la necesidad de digitalizar y convertir en archivos informáticos toda su documentación y de las ventajas que ello conlleva:
- Ahorro de espacio: ya no es necesario almacenar miles de papeles.
- Accesibilidad: los archivos digitales se clasifican e indexan de forma que las búsquedas sean prácticamente inmediatas. Asimismo, si se guardan en la nube, son accesibles desde cualquier dispositivo y lugar.
- Seguridad: siempre es posible tener copias de seguridad de los archivos y, además, los documentos sensibles pueden protegerse mediante contraseñas y limitar su acceso a determinados perfiles.
2. Gestión online
La existencia de las firmas digitales y de los archivos editables permite que procesos como el envío y la firma de contratos o nóminas puedan realizarse completamente online. Esto supone un ahorro de tiempo y material considerable, ya que no es necesario imprimir los documentos, rellenarlos a mano, entregarlos y luego escanearlos si queremos archivarlos en formato digital.
3. Outsourcing
Externalizar ciertas tareas también es una manera eficaz de aliviar la carga de trabajo. La subcontratación de compañías profesionales para que desarrollen labores rutinarias y mecánicas supondrá un ahorro de tiempo y recursos que el departamento de RRHH podrá dedicar a tareas más necesarias. Estos son algunos de los aspectos de los que habitualmente se suelen encargar las consultoras externas:
- Elaboración de ofertas de trabajo y difusión por diferentes portales laborales.
- Criba de currículums y preselección de candidatos/as.
- Gestión de nóminas y otros aspectos contables.
- Preparación de cursillos de formación o actualización de manuales.
- Encuestas de clima laboral o evaluaciones de desempeño.
Uso de herramientas SaaS
Las soluciones SaaS (software as a service –software como servicio) son una forma muy eficiente de agilizar el trabajo administrativo y rutinario de cualquier empresa. Idealmente, deben cubrir los siguientes aspectos:
- Plataforma intuitiva y de fácil manejo.
- Basado en la nube y con acceso directo desde cualquier dispositivo.
- Con sección propia para el personal, desde donde puedan acceder a sus datos y comunicarse directamente con el departamento de RRHH.
- Gestión del horario de la plantilla, con calendario de vacaciones o ausencias.
- Notificaciones y recordatorios.
- Integración con el resto de herramientas ERP de la empresa.
- Gestión de toda la documentación de la compañía.
En Grupo SPEC tenemos una amplia experiencia en el desarrollo de soluciones SaaS que optimizan las tareas administrativas de control horario para el departamento de RRHH. Ponte en contacto con nuestro departamento de atención al cliente y te asesoraremos sobre las formas eficaces de optimizar las tareas administrativas en RRHH más adecuadas para tu empresa.
