Uno de los principales aspectos de la gestión de personal en una empresa es el horario y la planificación de turnos de trabajo, una tarea que puede resultar complicada porque deben considerarse muchos factores. Para asegurarte de que los turnos se gestionen de forma equitativa y de que los equipos de trabajo funcionen con eficacia, puedes seguir estas 5 claves para planificar turnos con éxito:
1. Realizar un estudio de la empresa
Ser consciente del funcionamiento y de las necesidades de la compañía es el primer paso. Así, se debe realizar un estudio exhaustivo de cada departamento, de sus funciones y tareas específicas y del número mínimo de empleados/as necesarios/as en cada uno. Asimismo, hay que plantearse si la plantilla en cada departamento debe permanecer fija, o si, por el contrario, los trabajadores/as pueden rotar entre los diferentes departamentos.
2. Establecer la semana laboral
Una vez conocidas las necesidades de la empresa, se decide la semana laboral que aplicaremos, es decir, qué días se trabaja. Estos días pueden ser los mismos para toda la empresa o pueden variar según cada departamento. Por ejemplo, la sección de producción de una fábrica funciona de lunes a domingo pero el departamento de contabilidad solo de lunes a viernes.
3. Señalar periodos de alta actividad
Es esencial tener presente qué épocas del año presentan una mayor carga de trabajo, porque esos picos de actividad pueden suponer la necesidad de aumentar el personal en ciertas secciones o incluso la contratación de empleadas/os temporales.
4. Elegir el sistema de turnos
Según las necesidades de cada departamento, aplicaremos un sistema u otro:
- Turnos sencillos o fijos: existe un horario predeterminado que no varía y no tiene rotación.
- Turnos rotativos: los trabajadores/as alternan el horario de su jornada laboral según un ritmo determinado, cambiando de turno según los días o las semanas. Este turno puede ser de mañana y tarde o de mañana, tarde y noche con los días de descanso o cierre establecidos.
5. Organizar el cuadrante
Una vez claros los aspectos anteriores, el siguiente paso es crear un cuadrante de turnos y asegurarnos de que el reparto de horarios y tareas se hace de forma equitativa y de que cumple la ley vigente sobre jornada laboral. El cuadrante tiene que estar continuamente actualizado y al tanto de periodos vacacionales, bajas o reducciones de jornada. Asimismo, debe estar a disposición del personal con margen de tiempo suficiente.
Para realizar y gestionar el cuadrante tenemos dos opciones:
- De forma manual: se usa una plantilla de Excel o un programa similar donde se introducen manualmente los datos y cálculos Este sistema consume mucho tiempo y es más propenso a errores, por lo que solo sería apropiado en pequeñas empresas con pocos empleados.
- Con softwares específicos: los planificadores de turnos asignan automáticamente los horarios según los parámetros que se deseen y, además, pueden integrarse con otras herramientas de RRHH. Es un sistema mucho más cómodo y eficaz.
En Grupo SPEC somos expertos en el desarrollo e implantación de softwares de planificación de turnos. Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nuestro departamento de atención al cliente.
