En cualquier empresa es habitual recibir visitas, tanto de clientes/as o representantes comerciales como de personal de mantenimiento y mensajería. En cualquier caso, es esencial realizar una adecuada gestión de visitas que, además de agilizar su acceso y facilitar su estancia, mantenga la seguridad en las instalaciones y proyecte una buena imagen de la compañía. Sin embargo, y especialmente en empresas grandes con mucha afluencia de personas externas, puede resultar una tarea engorrosa. Por eso, hoy te facilitamos algunos consejos para mejorar la gestión de visitas en tu lugar de trabajo.
1. Dispón de un área de recepción apropiada
No permitas que tus visitantes lleguen a las instalaciones sin saber adónde o a quién dirigirse: necesitas un mostrador o ventanilla de recepción, con personal y materiales adecuados para recibir al visitante de forma personalizada e indicarle cómo proceder.
2. Realiza un registro previo de las visitas concertadas
Cuando planifiques una visita, además de anotar el día y la hora, crea un perfil completo del visitante antes de la cita con todos sus datos y los de su empresa. Así, si es un visitante habitual, se agilizarán enormemente sus accesos posteriores. Además, es conveniente asignar con antelación un miembro del personal que reciba y acompañe a cada visita durante su estancia.
3. Realiza un registro completo de entrada y salida
Si recibes visitas imprevistas o de personas que no disponen de su propio perfil, en recepción deberán anotar datos personales y de contacto del visitante, motivo de la visita, material que accede al edificio y horas exactas de llegada y salida. Así sabrás en todo momento quién ha accedido a las instalaciones, cuándo y durante cuánto tiempo, además de controlar cuánta gente se encuentra dentro, algo indispensable tanto para calcular aforos como en caso de emergencia o evacuación.
4. Facilita tarjetas de visitante
Cada persona externa que accede a la empresa necesita una tarjeta que la identifique como visitante de cara al personal con el que se irá encontrando. Asimismo, en caso de tener sistemas de acceso y entrada automáticos, la tarjeta le permitirá o impedirá el paso en ascensores o estancias determinadas.
5. Automatiza la gestión de visitas
A pesar de que los pasos mencionados pueden realizarse de forma manual, la manera más cómoda, rápida y eficaz de gestionar las visitas es contar con un software apropiado que lo haga automáticamente y que, además, te permita:
- Planificar y organizar las visitas y crear perfiles.
- Integrarse con el resto de herramientas de seguridad de la empresa, como pueden ser los sistemas de control de accesos.
- Realizar un seguimiento de las visitas en tiempo real: la tarjeta dejará constancia de sus movimientos y de su último punto de acceso.
- Obtener un registro histórico de visitas recibidas en un periodo de tiempo determinado.
En Grupo SPEC somos expertos en el desarrollo e implantación de sistemas de gestión de visitas. Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nuestro departamento de atención al cliente y te asesoraremos sobre las opciones más apropiadas para ti.
