Disfrutar del periodo vacacional correspondiente es esencial para la salud física y mental de los empleados/as. Sin embargo, gestionar las vacaciones de los trabajadores puede resultar una tarea abrumadora, especialmente en empresas grandes, ya que debes coordinar los días de descanso del personal y cuadrar los calendarios sin que afecte a la productividad ni al ambiente laboral. Para ayudarte a conseguirlo, hoy te ofrecemos algunos consejos que facilitarán el proceso:
1. Estudia las necesidades de la empresa
Antes de planificar las vacaciones de tus trabajadores/as, debes prever la presencialidad necesaria en cada equipo para que todas las funciones estén siempre cubiertas. Además, debes considerar las temporadas con mayor carga de trabajo, y, en consecuencia, señalar esos días como no elegibles, delimitar el número de personas que pueden ausentarse o plantear la posibilidad de contratar personal extra.
2. Implanta una política de vacaciones
A partir de las necesidades del negocio, crea un protocolo con el cual la empresa y la plantilla puedan acordar los descansos y comunícaselo al personal en el momento de su incorporación a la compañía. Establece, si procede, tanto los días no elegibles como los periodos de solicitud obligatoria. Asimismo, especifica el número máximo o mínimo de días seguidos que se pueden escoger e indica qué trabajadores/as, por necesidades del servicio, no pueden librar al mismo tiempo. Además, ofrece un proceso de solicitud de vacaciones claro, ágil y sencillo. Y recuerda tener en cuenta la legislación vigente: según el Estatuto de los Trabajadores, el periodo de vacaciones retribuidas se fijará siguiendo el convenio colectivo específico, no será inferior a 30 días naturales y el personal conocerá sus fechas correspondientes con al menos dos meses de antelación.
3. Planifica con antelación
Abre el periodo de solicitud con tiempo suficiente para que tanto el personal como la empresa puedan organizarse y notifica la aprobación o denegación de los días solicitados lo antes posible para que se planifique en consecuencia. Crea un calendario de vacaciones donde se registren los periodos reservados por cada empleado/a y mantenlo siempre actualizado.
4. Establece jerarquías
Define los criterios que se seguirán para otorgar preferencia a unas solicitudes sobre otras en el caso de que varios empleados/as soliciten el mismo periodo. Por ejemplo, que elijan primero aquellos/as con más antigüedad o con hijos/as o personas dependientes al cargo. También puedes implantar un sistema rotativo de elección para ofrecer mayor equidad.
5. Reestructura la carga de tareas
Para mantener la productividad, el trabajo del personal ausente debe repartirse entre los demás. Asegúrate de que el reparto de tareas es justo y que nadie acabe con sobrecarga.
6. Digitaliza la gestión
Las herramientas digitales especializadas son la mejor forma de gestionar las vacaciones de los trabajadores de forma ágil, automática y sin errores. Además de registrar los periodos de descanso en los sistemas de control horario de Grupo SPEC, con nuestro portal del empleado el personal solicitará sus días de forma sencilla, recibirá la aprobación o denegación directamente y las vacaciones quedarán registradas automáticamente en su calendario personal.
Si necesitas más información sobre nuestras soluciones, ponte en contacto con nuestro servicio de atención al cliente y te asesoraremos en todo lo que necesites.
