Se acerca el verano y, con él, las ansiadas y necesarias vacaciones. Dependiendo de tu empresa o puesto de trabajo, es probable que durante tu ausencia sean tus compañeros/as los encargados de cumplir con tus tareas. Para que puedan realizarlas de la forma más satisfactoria posible y con el mínimo impacto en la productividad de la empresa, necesitarás preparar un back up de trabajo.
Qué es un back up
Llamamos back up al conjunto de acciones realizadas antes del periodo vacacional encaminadas a dejar todo preparado para que la empresa pueda cubrir tus funciones durante tu ausencia. Preparar un back up completo y detallado es esencial para que los/as responsables de tus tareas puedan realizarlas sin problemas, garantizando la continuidad de los servicios de la compañía. Además, evitarás recibir llamadas o correos de trabajo solicitando instrucciones o aclaraciones, y te será más fácil desconectar y relajarte.
Cómo preparar un back up vacacional
Un back up efectivo requiere una buena planificación y la colaboración de todo el personal, que debe organizarse para cubrir a los compañeros/as ausentes. Para realizarlo con éxito, te ofrecemos algunos consejos que podrás adaptar a las características específicas de tu puesto:
1. Organiza tus últimos días
Identifica las tareas más urgentes o complejas y organízate para completarlas antes de irte. En caso de que algún proyecto quede a medias, decide si puedes posponerlo hasta tu regreso o si necesitas dejarlo en manos de quien te cubra. Recuerda la importancia de saber delegar y confía en las capacidades de tu equipo.
2. Configura un correo de respuesta automática
Es posible que intenten contactar contigo durante las vacaciones, ya sean clientes/as o empresas proveedoras. Por eso, necesitas configurar un mensaje automático en el que incluyas las fechas en las que estarás ausente y el nombre y los datos de contacto del responsable de cubrirte.
3. Haz una lista de proyectos pendientes
Crea un listado con las tareas que dejas pendientes, especificando en qué estado se encuentran y el nombre y la ubicación de la documentación y los archivos necesarios para completarlas, así como los contactos relevantes para cada proyecto.
4. Crea copias de seguridad
En un back up de trabajo es fundamental hacer copias de toda la información que manejas en tu puesto, tanto de tu ordenador personal como del servidor o de la nube. Esto puede llevar tiempo, así que es preferible tener previsión y programar las copias de forma periódica.
5. Traspasa la información
Deja preparada toda la información relativa a tu trabajo, incluyendo instrucciones precisas para aquellas tareas más complejas. Asimismo, crea una agenda con aquellas reuniones o visitas que no puedas cancelar. Si es posible, muéstraselo personalmente a quien se encargue de sustituirte, e inclúyelo/a en los correos y comunicaciones relativos a las tareas de las que se ocupará. Así se familiarizará antes con el trabajo pendiente y lo resolverá más eficazmente.
Antes de componer todo este back up, organiza el calendario de vacaciones de los empleados con netTime one de Grupo SPEC, facilitará el funcionamiento de tu empresa también durante las vacaciones. Contacta con nuestro servicio de atención al cliente y te asesoraremos en lo que necesites.
