La planificación del calendario de vacaciones anual es de gran ayuda tanto para el departamento de RRHH como para el resto de trabajadores de la empresa. Contar con tiempo suficiente ayuda a encajar todas las piezas y conseguir que la producción no se resienta durante los periodos vacacionales.
Finales de enero o principios de febrero es la mejor fecha para empezar a organizar las vacaciones anuales de la empresa. A la mayoría de los trabajadores les conviene saber cuándo tendrán sus vacaciones para planificar sus actividades con tiempo, aunque es importante adaptarse a aquellos empleados que no puedan concretarlas a principios de año, ya que lo más importante en estos casos es ser flexibles.
Claves para una organización de vacaciones exitosa
- Si la empresa necesita establecer un periodo fijo para la elección de vacaciones, lo recomendable es que sea un periodo amplio. Por ejemplo, de 15 de junio a 15 de septiembre para las vacaciones de verano.
- Los estándares básicos deben estar bien definidos, aunque siempre se deben tener en cuenta las características de cada departamento y las preferencias de los empleados:
- Periodos fijos para vacaciones o no.
- Protocolo para solicitar vacaciones.
- Número de trabajadores de un mismo departamento que pueden estar de vacaciones al mismo tiempo.
- Organización de las sustituciones.
- Se debe estipular el orden de prioridad en caso de conflicto, y ser siempre el mismo para no generar suspicacias.
- Jerarquía.
- Antigüedad.
- Turnos de prioridad rotatorios.
- Otras necesidades personales que la empresa decida priorizar.
Cómo gestionar el calendario de vacaciones de la empresa
Elegir una plataforma de gestión de vacaciones adecuada es fundamental en el día a día del departamento de recursos humanos, ya que puede facilitar el trabajo, ahorrar tiempo y minimizar errores.
Hoja de Excel
Crear un calendario en una hoja de Excel es una de las opciones que más eligen las empresas. Es fácil de usar y, como lo creamos nosotros mismos, está totalmente personalizada. Al ser muy visual, se puede comprobar rápidamente si más de un trabajador de un mismo departamento solicita vacaciones en un determinado periodo de tiempo.
Por otro lado, resulta difícil de gestionar si la empresa cuenta con más de 20 o 25 trabajadores. Además, será necesaria la comunicación directa entre el trabajador y RRHH para solicitar, gestionar, aprobar o denegar las vacaciones.
Calendarios de Google o Outlook
Esta opción es muy útil, ya que se puede crear un calendario compartido en el que todos los trabajadores puedan elegir sus vacaciones sin necesidad de enviar un e-mail para solicitarlas.
Al igual que en el caso anterior, este sistema no se adapta muy bien a empresas grandes, sobre todo si se quieren gestionar las vacaciones de todo el año.
Programas de gestión
Esta es una de las mejores opciones, sobre todo para empresas con más de 30 empleados, ya que permite automatizar muchas tareas como el volcado de festivos o de días disponibles para cada trabajador. Además, en la mayor parte de los casos cuentan con un sistema de avisos en caso de incompatibilidades.
Los programas de gestión, como SPECManager o netTime de Grupo SPEC, permiten combinar el calendario de vacaciones con el de permisos, bajas o ausencias, proporcionando un mayor control al departamento de recursos humanos.
