Aunque la obligatoriedad de llevar un control de presencia laboral está vigente desde el año 2019, aún existen empresas en las que ese control no se lleva a cabo de forma correcta. Esta situación puede deberse a la creencia errónea de que es una ley solo aplicable a grandes empresas con mucho personal. Si bien es cierto que cuanto mayor sea la plantilla, más necesario será llevar un control horario, las pequeñas y medianas empresas también están obligadas a implantarlo. Poner en marcha un sistema de fichaje puede parecer una tarea compleja, especialmente si nunca se ha trabajado con ello.
Por tanto, a la hora de implantar un sistema de gestión horaria en las pymes, se debe tener claros 4 aspectos clave:
1. ¿Es realmente necesario un control horario en las pymes?
Sí, lo es. No solo porque, como hemos comentado, llevar el registro de la jornada laboral de la plantilla es obligatorio por ley, sino porque, además, es la única forma realmente precisa y eficaz de controlar entradas y salidas, descansos, ausencias, horas extra o días de vacaciones.
2. ¿Cuáles son sus beneficios?
Aparte de evitar las sanciones económicas que comporta el incumplimiento de la normativa, implantar un control presencial tiene otras ventajas, tanto para la empresa como para los trabajadores/as:
- Control del absentismo laboral: el registro de la jornada permite visualizar ausencias injustificadas que, de otro modo, podrían pasar desapercibidas.
- Registro exacto de las horas extra: solo así podremos retribuirlas de forma correcta y nos aseguraremos de que no se exceden el máximo permitido por ley.
- Mejora de la productividad: comparando las horas trabajadas y las tareas realizadas, se pueden detectar posibles problemas y actuar en consecuencia.
- Reparto más equitativo de horarios: con los registros disponibles es posible ver si alguien hace demasiadas horas o si la adjudicación de turnos no es igualitaria.
3. ¿Qué sistema es el más apropiado?
Frente a los tradicionales sistemas de registro manual, fácilmente manipulables y propensos a errores, digitalizar el sistema de fichaje resulta la opción más fiable y eficaz para el control horario en una pyme. Para elegir el sistema más acertado, debemos tener en cuenta tanto las soluciones disponibles como las necesidades de la compañía:
- Control horario presencial con la solución completa de software y terminal físico con lector biométrico o de proximidad, como idSense o idRock.
- Control horario online con el software y el fichaje a través de la aplicación para smartphone o PC, como mySpec.
El sistema elegido debe ser sencillo y de fácil manejo, tener una configuración flexible que pueda adaptarse a cualquier cambio y contar con una gran capacidad de almacenamiento para guardar los registros. Asimismo, resulta extremadamente útil que pueda integrarse con otras herramientas e incorpore más prestaciones además del fichaje, como calendario, geolocalización o generación de informes.
4. ¿Cómo implementarlo?
Una vez decidido el sistema, el primer paso es informar detalladamente a toda la plantilla, tanto de la obligatoriedad de fichar como de las consecuencias de no hacerlo. De la misma forma, es necesario instruirlos/as en el manejo del sistema, además de proporcionar un manual de uso detallado.
En Grupo SPEC contamos con diferentes sistemas de control horario adecuados para pymes de cualquier sector. Ponte en contacto con nuestro servicio de atención al cliente y te asesoramos sobre las opciones más adecuadas para tu empresa.
