Cuando se acerca diciembre, quien más quien menos comienza a pensar en las vacaciones de Navidad: días de reuniones familiares o de fiestas de fin de año que nadie quiere perderse. El objetivo principal de la empresa en este momento debe ser conseguir una gestión de vacaciones transparente y eficaz para que los trabajadores queden lo más satisfechos posible y la empresa siga funcionando al ritmo necesario en estas fechas.
La clave del éxito en la gestión de vacaciones reside en realizar una buena planificación con el mayor tiempo de antelación posible. No obstante, las vacaciones de final de año requieren un tratamiento diferente porque muchos de los empleados no tienen claros los días que quieren tener libres hasta que se acercan los festivos. Para manejar la situación con éxito, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes:
1. El departamento de RRHH debe dar el primer paso
Una comunicación en el momento oportuno que recuerde la proximidad del fin de año y la necesidad de coordinar las vacaciones permitirá que los trabajadores comiencen a organizarse al ritmo que necesita la compañía.
Cuando se cuenta con tiempo, resulta más factible que los empleados puedan organizarse con sus compañeros de departamento para que la producción esté siempre cubierta. Si la empresa no tiene que intervenir, el bienestar laboral aumentará notablemente.
2. El proceso tiene que ser claro y transparente
En la mayoría de los casos varias personas quieren solicitar las vacaciones en las mismas fechas y, si no hay acuerdo, el responsable de la sección o el departamento de recursos humanos deben tomar una decisión.
Para evitar suspicacias y acusaciones de favoritismo, la prioridad a la hora de elegir tiene que comunicarse de forma clara y con anterioridad a que los trabajadores comiencen a enviar sus solicitudes. El orden de preferencia puede venir dado por:
- Antigüedad en la empresa.
- Jerarquía.
- Turnos rotatorios.
- Necesidades de conciliación.
Es aconsejable que este orden sea siempre el mismo y, si se decide cambiar por algún motivo, debe comunicarse a principios de año cuando los principales periodos de vacaciones aún quedan lejanos.
3. La distribución de vacaciones ha de ser equitativa
Cuando se trata de las vacaciones de final de año la empresa debe asegurarse de que las vacaciones de los trabajadores son similares en cuanto a número de días y cercanía con los días de fiesta.
En España, en el mes de diciembre se puede jugar con la semana del puente de la Constitución, la de Navidad, la de Año Nuevo y la de Reyes. Por lo tanto, se abren muchas posibilidades para que todos disfruten de días señalados.
4. Los softwares de gestión facilitan la comunicación y la coordinación
Cuando el departamento de recursos humanos tiene que gestionar las vacaciones de toda la empresa en un corto periodo de tiempo, lo mejor es contar con un software de gestión como los que ofrece Grupo SPEC. Gracias a estos sistemas es posible:
- Agilizar la petición de vacaciones por parte de los trabajadores.
- Reducir el tiempo de respuesta de la empresa.
- Contar con una visión en calendario del resultado final.
- Asegurar que todos los departamentos contarán con personal trabajando en los días claves.
5. En Navidad conviene revisar los horarios
Además de los días de vacaciones, es recomendable que las compañías flexibilicen sus condiciones en los días festivos. De este modo, será más sencillo que los empleados que deban trabajar puedan conciliar y, además, se sientan comprendidos por la empresa. Entre otras cosas, se puede:
- Ofrecer jornada continua los días de Nochebuena, Nochevieja y el 5 de enero.
- Permitir horario flexible durante las semanas navideñas.
- Autorizar el adelanto de la hora de entrada para tener más tiempo libre por la tarde.
- Facilitar el teletrabajo siempre que sea posible y, en especial, a aquellos empleados que deban desplazarse para pasar las fiestas con la familia.
Si estás interesado en una de las soluciones de gestión de vacaciones de Grupo SPEC, ponte en contacto con nosotros y resolveremos todas las dudas que tengas.
