En cualquier empresa resulta imprescindible implementar un sistema de control horario de la jornada laboral de la plantilla. Además de las ventajas que ofrece en términos de organización y productividad, recordemos que el control de presencia laboral es obligatorio por ley desde 2019, por lo que contar con un sistema adecuado de fichaje es esencial. En Grupo SPEC te damos 7 claves para facilitar un control de presencia laboral.
Poner en marcha ese sistema puede resultar un quebradero de cabeza, principalmente por la variedad de opciones que existen actualmente y porque muchas veces supone establecer nuevas normativas para el personal. Por eso, en Grupo SPEC te ofrecemos siete claves que facilitarán el control de presencia laboral en tu compañía.
1. Informar
Cuando se planea cualquier cambio en el lugar de trabajo, la comunicación entre dirección y plantilla es indispensable. Por eso, es necesario informar detalladamente de la obligatoriedad de fichar las horas, de la ley que debe cumplirse y de las consecuencias de no hacerlo.
2. Elegir el sistema adecuado
Informarse sobre las opciones que existen y ser consciente de las necesidades de la empresa es el siguiente paso, ya que no necesitará el mismo sistema una empresa familiar con pocos empleados/as que una gran multinacional. Las soluciones actuales se pueden dividir en tres grupos:
- Sistemas presenciales manuales, con lectores biométricos o con lectores de dispositivo externo.
- Sistemas online con aplicaciones para smartphone o PC.
- Softwares de control de presencia.
De cómo elegir el sistema apropiado se ocupan las claves siguientes:
3. Uso sencillo y fácil acceso
Cuanto más sencilla sea la herramienta, menos problemas surgirán con ella –recordemos que se utilizará varias veces cada día. Debe ser un sistema al que se pueda acceder de forma rápida y simple, con un interfaz intuitivo con el que familiarizarse enseguida.
4. Flexibilidad y adaptabilidad
Un modelo adecuado debe poder configurarse en cualquier momento según las necesidades de cada empresa o incluso de cada departamento. Esto evitará futuras sustituciones del sistema si hay cambios en la compañía.
5. Funcionalidad
Resulta idóneo que la herramienta de control de presencia ofrezca más prestaciones aparte del fichaje, como generación de informes, calendario de turnos y vacaciones, geolocalización, sistema de comunicación entre plantilla y gerencia, etc.
6. Almacenamiento de datos
Todos los registros obtenidos con el sistema deben almacenarse y estar disponibles por ley durante al menos cuatro años, así que es indispensable contar con una capacidad de almacenamiento ilimitado y, preferiblemente, en la nube, ya que así serán accesibles desde cualquier parte.
6. Integración con otros sistemas
Es mucho más práctico un sistema de fichaje que podamos integrar con el resto de herramientas de la empresa, ya sean de nóminas, control de acceso, ERP o RRHH.
7. Formación apropiada para la plantilla
Una vez elegido el sistema, es necesario organizar una sesión formativa para que los trabajadores/as aprendan su funcionamiento. Asimismo, es muy útil proporcionarles un manual de uso detallado que tener a mano si surgen dudas.
En Grupo SPEC tenemos una amplia experiencia en el desarrollo e implantación de sistemas de control de presencia laboral. Si necesitas más información sobre este tipo de herramientas, no dudes en contactar con nuestro servicio de atención al cliente.
